DominixZ : Live Smart & Geeky

หลังจากกลับจาก BarCamp ก็ยังไม่มีเวลาที่จะเขียนเกี่ยวกับ BarCamp อีกเลยกลัวจะลืมซะก่อนเนี้ย แต่เอาเรื่องนี้ก่อนละกัน ซึ่งเรื่องนี้เป็นเรื่องเกี่ยวกับ Productivity(ประสิทธิภาพ) ของบุคคลอย่างเราๆโดยอย่างยิ่ง โดยนอกเหนือจากชื่อดังจาก Get Things Done แล้วยังมีสูตรนี้ซึ่งกำเนิดมานานแล้ว แต่เหมือนเอาของเก่ามาเล่าใหม่ โดยผมได้ข้อมูลนี้จาก lifehacker.com เหมือนเดิมครับ เอาละมาอธิบายกันเลย

ต้องขออธิบายสูตรก่อนครับว่าตัวย่อแต่ละอันมันคืออะไร

• UI ย่อมาจาก Urgent & Important หรือ เร่งด่วนและสำคัญ
• NUI ย่อมาจาก Not Urgent & Import หรือ ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ
• UNI ย่อมาจาก Urgent & Not Important หรือ เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ
• NUNI ย่อมาจาก Not Urgent & Not Important หรือไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ

อ่าพอเรารู้ตัวย่อแล้วทุกท่านก็พอรู้แล้วละสิว่าเราจะแบ่งสิ่งที่เราจะทำเป็นหมวดหมู่ อะใช่แล้วครับถูกต้อง แต่นอกเหนือจากนั้นเขาได้แนะนำมาครับว่า

• ให้ใช้พลังส่วนใหญ่กับงานที่ “เร่งด่วนและสำคัญ” แล้วก็ส่วนของ “เร่งด่วนแต่ไม่สำคัญ”
• และพักผ่อนจากงานที่ “ไม่เร่งด่วนและไม่สำคัญ”
• และอย่าทำเป็นไม่สนใจงานที่ “ไม่เร่งด่วนแต่สำคัญ” เพราะมันดีกับจิตใจของคุณ

เอาละครับสูตรนี้ง่ายๆและผมว่าได้ผลง่ายกว่า Get Things Done เป็นกาีรพัฒนาจาก To-Do List นั้นเองซึ่งใช้ง่ายครับ

หลังจากไม่ได้เขียนมาเนิ่นนานตอนนี้ก็สบโอกาสได้เขียนสัที โดยผมก็คิดอะไรเกี่ยวกับการเพิ่มผลผลิตของตัวเรา (productivity) วันนี้เลยจะมาพูดเรื่องเพิ่มหรือลดงานดีั กันครับในทุกๆวันนี้คนเราใช้เวลาไม่เหมือนกันบางคนทำงาน 80% พัก 20% บางก็พักสัก 80% ทำสัก 20% หรืออาจะเปลี่ยนตัวเลขไปตามแต่ละคน วันนี้ผมจึงอยากจะมาเขียนถึงว่าทุกๆวันนี้ เราควรเพิ่มหรือลดงานตัวเองอย่่่างไรดี

ก่อนจะลดหรือเพิ่มงานให้ตัวเองนั้น เราต้องรู้ว่าในแต่ละวันเราได้ทำงานอะไรบ้าง เช่น เขียนโปรแกรม อาบน้ำ ทานข้าว เราต้องพยายามแตกงานที่เราต้องทำอยู่เป็นประจำให้ได้ก่อน เสร็จแล้วเราค่อยมาดูว่าในแต่ละวันเนี้ย เราสามารถเพิ่มงานหรือลดงานของเราได้หรือไม่ส่วนใหญ่ผมว่าลดคงยาก แต่ถ้าทำให้มันเร็วขึ้นอันนี้เป็นไปได้ ดังนั้นมาเริ่มขั้นตอนการเพิ่มหรือลดงานเลยครับผม

1. เขียนข้อมูลเวลาที่ต้องทำลงไปในตารางเวลา จันทร์ – อาทิตย์ เช่น จันทร์ 9.00-11.00 เรียนเลข
2. พอจำกัดสิ่งที่ต้องทำลงไปแล้วให้เติมกิจวัตน์ประจำวันลงไป เช่น ทานข้าว , อาบน้ำแปรงฟัน หรืออื่นๆลงไป
3. พอเราำทำแบบนี้แล้วเราจะได้เวลาที่เหลืออยู่ คราวนี้เราก็มาใส่ข้อมูลเพิ่มไปได้ว่าเราอยากทำอะไร
4. ในกรณีที่เรามีกิจกรรมที่เราต้องทำอยู่ แต่ไม่ได้ strict ว่าจะต้องทำก็สามารถลดหรือปรับได้ตามต้องการ
5. ให้มีช่วงเวลาพักทุกๆ 30-60 นาที เป็นเวลา 5-10 นาที เพราะคนเราทำอะไรนานๆไม่ได้จริงๆต้องพักบ้าง
6. พอทำเสร็จแล้วเราก็จะได้ตารางเวลาใหม่ของเราแล้ว
7. ลองทำตามตารางเวลาใหม่เป็นเวลา 2 อาทิตย์แล้วก็ปรับปรุงใหม่ให้เขากับตนเองมากที่สุด

ผมเชื่อว่าคนที่อยากจะพัฒนาตัวเองแล้วลองทำตามที่ผมบอกจริงนั้น อย่างน้อยก็ได้พัฒนาในเรื่องการวางแผนเวลาไม่มากก็น้อย แต่จะเตือนไว้ว่า ถ้าบอกการวางแผนเป็นเรื่องยากแล้ว การทำตามแผนที่วางไว้เป็นสิ่งที่ยากกว่า เพราะบางครั้งเวลาที่ว่างของเรา อาจจะไม่ใช่เวลาว่างเสมอไป พ่อแม่พี่อาจจะพาไปเที่ยวหรือให้ไปหาญาติ หรือไปงานเลี้ยง หรือออกไปทานข้าวกับพ่อแม่ซึ่งบางทีเราวางแผนไม่ได้ตรงเปะซะทีเดียว ดังนั้นให้วางแผนเผื่อเรื่องพวกนี้ด้วย จะได้ชิลๆ วันนี้ผมต้องลาไปก่อนสวัสดีครับบ

หลังจากที่ผมอาจ “เปลี่ยนความคิดชีวิตเปลี่ยน” ผมก็ประทับใจกับธรรมะ มากขึ้น (ใครยังไม่ได้อ่าน ก็เนี้ยและหนังสือธรรมะจากความจริง) เขาได้ให้แง่คิดและเหตุผลที่อ่านแล้วรู้สึกได้ ผมพูดตรงๆว่าเมื่อก่อนค่อนข้างยังสงสัยว่าธรรมะ ทำแล้วได้อะไีร? ยิ่งได้ยินจากคนอื่นๆก็ยิ่งทำให้คิด ขนาดว่าไปบวชมาแล้วก็ยังไม่เจอเหตุผลว่าทำไมต้องนั่งสมาธิเลย แต่พอมาได้อ่านเล่มนี้บวกกับอายุ 21 ปีเต็ม ก็ได้ข้อคิดหลายๆอย่าง แล้วที่วันนี้มาพูดกับ ความอุดมสมบูรณ์ หรือในภาษาอังกฤษก็คือ Productivity !! (อาจจะแปลว่าการเพิ่มผลผลิต แต่ผมตั้งใจแปลว่า ความอุดมสมบูรณ์)

ผมเคยคิดว่าที่เราพยายาม ทำให้ตัวเองมี Productivity ที่สูงขึ้นแต่ทำไมเราถึงรู้สึกขัดแย้ง หรืออีกนัยหนึ่งก็คือ Productivity ไม่จริงนั้นเอง ผมยังคงเชื่อ (เน้นว่าเชื่อ) ว่าการสร้างผลผลิตที่ดีไม่ได้มาจากการบริหารเวลาให้ดีที่สุด หรือว่าการทำ Task ให้เยอะที่สุด แต่จริงๆแล้วมันคือการทำงานออกมาให้สมบูรณ์ที่สุด ในช่วงเวลาที่เหมาะสมดังนั้นธรรมะสามารถมาเสริมข้อนี้ได้อย่างเห็นได้ชัด

• การทำให้จิตใจสงบและไม่อคติ
• การที่เราชอบงาน รักงาน และอยากทำงาน
• การที่เรามีความอดทนต่อกิเลส
• การที่เราพิจารณาอารมณ์ ทำให้เรามีสติ
• มีสติสัปชัญญะ และปัญญา
• ฯลฯ

แต่ละอย่างล้วนมีผลกับการทำงานทั้งนั้น ถึงแม้ว่ามันจะไม่ใช่ตามหลักวิชาการที่ท่านทั้งหลายเรียนมา แต่เมื่อใช้คู่กับธรรมะัแล้ว จะได้ผลมากขึ้นอย่างแน่นอน ถ้าเราทำงาน Happy กับงาน ทำอย่างตั้งใจเราจะมี Productivity แบบไม่รู้ตัวนั้นเอง แต่แล้วก็ไม่ใช่หลักธรรมะ ธรรมะต้องมีสติ ดังนั้นถ้าวางแผนกับงานที่ชอบ ที่ตั้งใจ แล้วละก็ Productivity จะเพิ่มขึ้นสูง อย่างไม่น่าเชื่อ แต่สังเกตุว่าการทำแบบนี้ก็ต้องใช้ปัญญาช่วยด้วยถึงจะได้ผลดี ดังนั้นเรามารู้จักหลักการ Get Things Done ง่ายๆกันก่อน เสร็จแล้วพอเมื่อนำมาปฎิบัติพร้อมๆกับใช้ธรรมะ จะส่งผลดีต่อคุณทั้งด้านอารมณ์และการงาน

• ปัญหาที่เกิด จะผ่านไปได้ด้วยดี
• จิตใจแจ่มใส ไม่หม่นหมอง
• งานเสร็จตามกำหนด
• ความสุขในการทำงานเกิด
• ความรู้เพิ่มพูนมากขึ้น
• ทำให้คนรอบตัวจิตใจแจ่มใส

นี้เป็นเรื่องส่วนหนึ่งเท่านั้น จริงๆแล้วไม่ได้อยากให้เชื่อแต่อยากให้ลอง ว่าจริงๆแล้วธรรมะ นำมาใช้ในชีวิตประจำวันได้จริงๆ แต่ก่อนนำมาใช้ควรจะหาคำตอบที่เราไม่เข้าใจเกี่ยวกับธรรมะซะก่อน ไม่งั้นเรายังจะมีอคติในการนำธรรมะมาปฎิบัติ เราควรลองอ่านหนังสือเกี่ยวกับธรรมะดู หรือไม่ก็ถามจากพระที่ท่านเข้าใจธรรมะ เมื่อเราเลิกอคติกับธรรมะ สุดท้ายแล้วสิ่งดีๆทั้งด้านกายและใจก็จะตามมา

วันนี้ก็ได้เวลาเอาขั้นตอนง่ายๆที่ได้คำแนะนำให้ฟังเรื่อง GTD มาอัพเดตบล็อคครับ โดยเนื้อหาแล้วมันสั้นมากๆ ยังไงผมก็จะเสริมแนวคิดผมลงไปอีกเล็กน้อยครับ

3 แนวคิด

1. คำว่า Action คือสิ่งที่ทำเสร็จได้ภายในขั้นตอนเดียว
2. คำว่า Project คือสิ่งที่ประกอบด้วยหลายๆ Action
3. คำว่า Context คือบริบทโดย Action 1 Action ต้องมีการใช้บริบท เช่น โทรศัพท์หาเพื่อนด้วยโทรศัพท์ โทรศัพท์เลยเป็นบริบท (ได้เหมือนกัน)

3 ขั้นตอน

1. Capture ในที่นี้หมายถึงการจับความคิดต่างๆลงมาจดบรรทึก เช่น กวาดบ้าน ถูบ้าน ทำการบ้าน อาบน้ำ แปรงฟัน
2. Organized การจัดการโดยนำ Action ที่ Capture มาได้มาแยกว่าอยู่ใน Project อะไรแล้วก็ใส่บริบทให้ action ด้วย
3. Do หรือทำนั้นเ้อง

โดยจริงๆแล้วอาจจะยังไม่เห็นภาพ โดยเขาได้อธิบายเพิ่มว่า อย่างใน OmniFocus เนี้ยสามารถที่จะดูแบบ Project หรือ Context ก็ได้นั้นหมายความว่าเราสามารถดูตามบริบท หรือดูตาม Project ดังนั้นเวลาเราจัดการเรื่องตาม เราก็แยกตามสถานการณ์ได้ เช่น เมื่อไม่อยู่หน้า Com ก็จัดการกับสิ่งอื่นๆที่ไม่ต้องใช้ Com เช่น โทรศัพท์หาลูกค้า (ตามที่เรา Capture ไว้) ดังนั้นการแยกโดย Context จะมีประโยชน์เพราะ เลือกได้ว่าในบริบทนี้สิ่งใดที่เราต้องทำบ้าง

สำหรับผมแล้ว OmniFocus อธิบายได้ดีมากแล้ว Tool ก็ดีมากด้วย ใจจริงผมกำลังคิดว่าจะทำ OmniFocus ให้มาอยู่ในรูปแบบของ Web-based (เพราะผมถนัดหนิ T-T) แต่ก็คงช่วงหลังปิดเทอม 10 วันนี้และคงได้ทำกัน การทำ GTD เนี้ยมีประโยชน์ที่ผมได้รับแนวคิดมาก็คือ

• ทำให้เรามีอะไรทำ ไม่ปล่อยเวลาว่างไปเปล่าๆ
• ทำให้เราวางแผนเก่งขึ้น
• ทำให้เราสนุกและมีกำลังใจ เมื่อทำได้เสร็จตามที่กำหนด

แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นมันขึ้นอยู่กับว่าเราลงมือทำ ด้วยรึเปล่าปัญหาที่ยากกว่าลงมือทำคือ เราไม่รู้จะทำอะไรบาง ดังนั้นตอนเริ่มต้นคุณต้องใช้จิตนาการนิดหนึ่ง คือสมมุติอยากให้ห้องสะอาด และไม่รก ก็เริ่มตั้งเลยว่า เราจะทำอะไรบ้างเป็นขั้นตอนนั้นและ เอามาเป็นจุดเริ่มต้นในการลงมือทำ !!

เชื่อว่าโพสนี้อาจจะมาแปลกๆกับที่เคย แต่ผมก็คิดว่าคงมีคนอยากจะฟังเรื่องนี้อยู่บ้าง ในโลกตอนนี้ทุกอย่างก้าวหน้าไปมาก ทำให้ผู้บริโภคอย่างเราๆมีทางเลือกมาก แล้วก็คนที่มีการจัดการและใช้สิ่งต่างๆรอบตัวให้มากที่สุด ที่จะมีอำนาจแห่งเวลาและเงินเหนือคนอื่น ผมจะยกตัวอย่างง่ายๆกับการใช้ "โทรศัพท์มือถือ" เพราะมันใกล้ตัวกว่าคอมพิวเตอร์ (ผมว่ามีคนใช้เยอะกว่าคอมด้วยนะ?)

ปกติคนส่วนใหญ่ก็ใช้แค่โทรเข้า โทรออกส่วนผมก็ไม่ได้ดีไปกว่ากันเท่าไร แต่ที่ใช้มากกว่านั้นก็คือ "นาฬิกาปลุก" กับ "To Do List" ของพวกนี้มันช่วยผมได้ขนาดไหน ผมเป็นคนความจำไม่ค่อยดีเท่าไร แต่สิ่งที่ผมทำได้ก็คือการจดบันทึกแล้วให้สิ่งพวกนี้เตือนผมแทน ดังนั้นต่อให้ผมไม่ได้มีความจำเป็นเลิศก็มีคนคอยเตือนผมแทนอยู่ดี มีอะไรบ้างที่ช่วยทำให้ผมใช้เวลาน้อยลง มีเวลาว่างมากขึ้น ประหยัดค่าใช้จ่ายผมมากขึ้น

• Computer/Laptop ประโยชน์มากมายสุดๆ
• Printer ช่วยผมให้ไม่ต้องลอกลายจาก Computer
• Scanner ช่วยให้ผมทำ Hard Copy เป็น Soft Copy ได้แล้วแก้ไข้ใน Com อีกที
• เครื่องถ่ายเอกสาร ทำให้ผมไม่ต้องลอกข้อมูลเองจากหนังสือต่างๆ
• มือถือ SMS โทรเข้า โทรออก ฟังmp3 ถ่ายรูป ฯลฯ
• Internet หาข้อมูล คุยกับเพื่อน โหลดของฟรี ฯลฯ
• Usb Flashdrive อ่านเขียนข้อมูลแบบพกพา
• กระเป๋าสตางค์เก็บเงินเก็บบัตรเป็นระเบียบหยิบใช้ง่าย
• บัตร Smart Pulse (หรือใกล้เคียง) จ่ายเงินรวดเร็ว
• 3G ยุคไร้สายที่ทำให้พลังของมือถือมีมหาศาล
• Remote Control ไม่ว่าจะพรีเซนต์ ดูหนัง ดูทีวี เปลี่ยนเพลง
• เครื่องโกนหนวดไฟฟ้า ประหยัดเวลาในการเสริมหล่อ
• แปรงสีฟันไฟฟ้า ทำความสะอาดได้ดีขึ้น โดยไม่ต้องออกแรงมาก
• เครื่องเปาผม

แต่สุดท้ายสิ่งพวกนี้แม้จะดีก็ตาม แต่บางอย่างก็ต้องเป็นคนที่มีการจัดการดีเท่านั้นที่จะดึงความสามารถของมันมาได้อย่างเต็มที่ อย่างมือถือ เช่น iPhone ต่อกับ 3G เพื่อเข้าใช้ Internet ก็สามารถนำ "โลกทั้งใบมาไว้ที่มือ" (เว่อโคตร) เพียงแต่ของพวกมันไม่ใช่ปัจจัย 4 ไม่มีก็อยู่ได้ แต่ถ้าไม่มีก็เสียเปรียบ การที่คุณมีเวลามากขึ้น ก็ทำให้คุณมีเวลาพักผ่อน ออกกำลังกาย หาที่กินเพื่อสุขภาพ ได้มากขึ้นและการที่คุณนำสิ่งพวกนี้มาช่วยประหยัดเงิน ก็จะทำให้คุณมีเงินเหลือเก็บมากขึ้น (หรือว่าน้อยลงจากมือถือ ?) จะเห็นได้ว่ามีเทคโนโลยีรอบตัวเรา ของพวกนี้จะมาช่วยคุณให้มีเวลามากขึ้น หรือผลาญเวลาคุณมันก็ขึ้นอยู่ที่คุณแล้วละครับ !!