การจัดกลุ่มและแบ่งประเภทข้อมูล

วันนี้มาหัวข้อประหลาดอีกแล้ว แต่เชื่อเถอะครับว่าเรื่องนี้ทุกคนควรจะต้องฝึกไว้ ทุกๆวันนี้สำหรับคนท่อง Internet อย่างพวกเรานั้น มีข้อมูลมากมายที่อยากจะเก็บไว้ แต่เชื่อไหมว่าถ้าคุณไม่ทำการจัดกลุ่ม (Grouping) หรือแบ่งประเภทข้อมูลหรือติดป้าย (Labeling) แล้วยากที่คุณจะกลับมาหาข้อมูลเหล่านั้นอีกครั้ง โดยสายอาชีพที่ผมนึกออกมีอยู่สองอาชีพที่เก่งในเรื่องนี้มากๆนั้นคือ “บรรณารักษ์” และ “Information Architect” โดยหน้าที่หลักๆเขาคือสองเรื่องนี้และ (แม้ว่ายังมีอื่นๆที่ไม่กล่าวถึงอีกมากมาย)

โดยผมจะไม่พูดเรื่องหลักการแล้วกันครับ วันนี้ผมจะมาทำให้วิธีแบ่งข้อมูลของคุณให้ดีขึ้นไปอีก โดยคุณสามารถนำไปใช้ใน Gmail , Evernote , Blog ฯลฯ ที่คุณสามารถแบ่งหมวดหมู่/กลุ่ม , ใส่แท็กได้ โดยหลักการง่ายๆ 4 ขั้นตอนครับ

คิด

คิดในแง่บริบท เช่น นั่ง , นอน , ยืน , เดิน , โทรศัพท์ , หน้าคอมพิวเตอร์
คิดในแง่หมวดหมู่ใหญ่ และหมวดหมู่ย่อย

การแยกหมวดหมู่นั้นควรแบ่งให้พอดีกับข้อมูล เช่น ถ้ามีเรื่อง coding กะ system-design แต่อย่างละไม่เยอะมากให้ตั้งหมวดเป็น code-and-system-design ไปเลย
แต่ถึงกระนั้นก็ไม่ควรตั้งหมวดหมู่ที่ไม่สอดคล้องกัน ยกเว้นว่าข้อมูลจะน้อยจริงๆ

คิดในแง่ผู้ถูกกระทำหรือสถานที่เป็นที่ตั้ง เช่น นาย A,นาย B,สุนัขเรา , บ้านเพื่อน
คิดในแง่เหตุการณ์หรือเป็นแบบทริป

สร้าง เมื่อเราคิดเสร็จก็ต้องสร้างหมวดเหล่านั้นขึ้นมา
จัด เมื่อได้แล้วก็ต้องจัดข้อมูลเหล่านั้นลงไป
ปรับปรุง คนเราเปลี่ยนแปลงได้ตลอดดังนั้นสิ่งที่ชอบก็เปลี่ยนได้ดังนั้นเราต้องปรับและเรียนรู้กับมันไปโดยกลับไปตั้งแต่ข้อ 1 ใหม่

จะสังเกตุว่าสิ่งที่อยากที่สุดคือการคิด แต่ผมก็ดันมีเทคนิคมาเสนออีกคือ เวลาคิดอย่าเก็บไว้ในหัว เขียนมันออกมาใส่กระดาษ โดยในการ Grouping และ Labeling นั้นผมว่าใช้ Mindmap เป็นตัวอธิบายนั้นทำให้เข้าใจง่าย โดยตัวตั้งต้นก็ง่ายๆ เช่น Blog , Hobbies , Notes เป็นต้นครับ ซึ่งแต่ละแง่ของวิธีคิดจะแตกต่างกันไปกับตัวโปรแกรมที่เราใช้ครับ ส่วนประโยชน์ที่ผมได้รับจากการจัดกลุ่มมีดังนี้ครับ

ค้นหาได้สะดวก (เพราะเราทำเพราะเรื่องนี้หนิหน่า)
เป็นการฝึกการจำแนก (เพราะมีข้อมูลบางส่วนที่จำแนกได้ยากโดยเฉพาะทำให้เหมาะกับหมวดหมู่/ประเภทข้อมูลที่เราสร้างขึ้น)
สามารถเข้าถึงข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว (คล้ายๆข้อแรกแต่ไม่เหมือนกันนะ)

แต่ทั้งหมดทั้งปวงนี้ เราจะยังไม่สามารถใช้มันได้อย่างมีประโยชน์ ถ้าไม่วางมันไว้ในที่ๆถูกที่ควร มันเหมือนการวางหิ้งหนังสือนั้นและ ต่อให้เราจัดหมวดหมู่ดี / จำแนกประเภทได้ดีแค่ไหน แต่ถ้ามันหยิบยากหรืออยู่ไกลตัวนั้น มันก็ยังเสียเวลาอยู่ดีดังนั้นอยากให้มองภาพรวมคือ “ต้องใช้งานจริงได้อย่างรวดเร็วด้วย”

เรื่องนี้คือที่มาว่าเรื่องบางเรื่องมันก็ควรใช้ Desktop App แทน Web App นะ ยกตัวอย่างคือ Evernote ถ้า Evernote ต้องใช้ผ่านเว็บอย่างเดียว การ “จัด” ข้อมูลก็คงเป็นเรื่องยากเวลาเราอยู่นอกบ้าน การ “สร้าง” Bookmark เว็บไซต์ลงไปผ่าน Evernote Desktop App มันก็คงยากเกินไปถ้าเจอ Evernote Browser Extension / Javascript Bookmark ดังนั้นนอกจากจัดได้ดีแล้วยังต้องใช้ได้สะดวกด้วย

ตบท้ายด้วยผมใช้อะไรบางที่จำเป็นต้องจัดกลุ่มและแบ่งประเภทข้อมูล Gmail (Email) , Google Reader (Feed) , Twitter Lists , Evernote (Notes) , Folder ต่างๆบน OS , iPhoto , Facebook Album ฯลฯ เยอะแยะไปหมด ดูๆไปมันก็เป็นเรื่องทั่วไปที่เราต้องทำอยู่แล้วหนิหน่่า ท่านผู้ชมมีเทคนิคกับเรื่องเหล่านี้ก็มา Share กันบ้างนะครับ วันนี้ผมลาไปก่อนครับ =)

เนื้อหาคล้ายกันที่น่าสนใจ